OPTIMIZING HR OPERATIONS THROUGH HUMAN CAPITAL CAPABILITY AND WORKLOAD STRUCTURING

Abstract

Abstrak – Penelitian ini mengkaji pengaruh Kompetensi SDM dan Manajemen Beban Kerja terhadap Efisiensi Operasional SDM di perusahaan menengah di Surabaya dengan 398 karyawan. Meningkatnya permintaan akan layanan administratif yang lebih cepat, akurasi data SDM yang lebih tinggi, dan proses yang lebih efisien mengharuskan unit SDM untuk meningkatkan kemampuan sumber daya manusianya sambil mengelola beban kerja administratif secara lebih sistematis. Kompetensi SDM didefinisikan sebagai kombinasi dari keahlian teknis, kemampuan analitis, kemampuan interpersonal, dan pengetahuan regulasi yang memungkinkan staf SDM untuk memberikan layanan yang andal dan responsif. Manajemen Beban Kerja mencerminkan kemampuan organisasi untuk mendistribusikan tanggung jawab administratif secara proporsional dan mencegah kelebihan beban peran yang dapat mengganggu ketepatan waktu dan akurasi layanan. Menggunakan pendekatan kuantitatif dengan data yang dikumpulkan dari 284 karyawan melalui kuesioner online, penelitian ini menggunakan regresi linier berganda untuk menguji efek langsung kedua variabel independen terhadap Efisiensi Operasional SDM. Hasil menunjukkan bahwa Kompetensi SDM secara signifikan meningkatkan kecepatan proses, akurasi, dan optimasi sumber daya, sementara Manajemen Beban Kerja yang efektif berkontribusi pada penyelesaian layanan tepat waktu dan pengurangan kesalahan administratif. Bersama-sama, kedua prediktor tersebut menjelaskan lebih dari setengah varians dalam Efisiensi Operasional SDM. Temuan ini menyoroti pentingnya memperkuat kemampuan SDM dan mengatur beban kerja administratif untuk membangun fungsi SDM yang lebih fleksibel dan berprestasi tinggi.

Kata kunci: Kompetensi SDM, pengelolaan beban kerja, efisiensi operasional SDM, kinerja administratif, layanan karyawan.

Abstract – This study examines the influence of HR Competence and Workload Management on HR Operational Efficiency in a medium-scale company in Surabaya with 398 employees. The growing demand for faster administrative services, higher accuracy of HR data, and streamlined processes requires HR units to improve their human capital capability while managing administrative workloads more systematically. HR Competence is conceptualized as the combination of technical mastery, analytical ability, interpersonal capability, and regulatory knowledge that enables HR staff to deliver reliable and responsive services. Workload Management reflects the organization’s ability to distribute administrative responsibilities proportionally and prevent role overload that may disrupt service timeliness and accuracy. Using a quantitative approach with data collected from 284 employees through an online questionnaire, this study employs multiple linear regression to test the direct effects of both independent variables on HR Operational Efficiency. The results demonstrate that HR Competence significantly enhances process speed, accuracy, and resource optimization, while effective Workload Management contributes to timely service completion and reduced administrative errors. Together, the two predictors explain more than half of the variance in HR Operational Efficiency. These findings highlight the strategic importance of strengthening HR capability and structuring administrative workload to build a more agile and high-performing HR function.

Keywords: HR competence, workload management, HR operational efficiency, administrative performance, employee services.